Carlos precisava usar o computador do laboratório da faculdade para terminar um trabalho. Chegou na porta, bateu e perguntou "posso usar o PC ali?" sem contexto nenhum. O responsável olhou para ele como se ele falasse grego e respondeu "tá tudo reservado até semana que vem". Saiu de lá frustrado, sem entender por que ele foi tão grosso. No dia seguinte, tentou de novo na marra — chegou antes da aula, sentou num terminal vazio e começou a trabalhar. Cinco minutos depois, o técnico apareceu expulsando ele porque a máquina era de um projeto de pesquisa.
Foi constrangedor. Carlos aprendeu que reservar laboratório tem etiqueta própria. O jeito certo: primeiro, verificar o sistema de agendamento institucional — a maioria das universidades tem um portal online onde você vê os horários disponíveis e faz a reserva com antecedência. Segundo, enviar um e-mail formal para o responsável com cópia para o coordenador, informando seu nome, matrícula, data, horário e atividade. Terceiro, confirmar a reserva presencialmente um dia antes e perguntar se há alguma restrição de software ou hardware.
Depois que começou a seguir esse protocolo, Carlos nunca mais teve problema. O responsável passou a tratá-lo com educação e até reservar o melhor terminal. Ele entendeu que o responsável não estava sendo mal-educado — estava sobrecarregado com alunos que apareciam sem aviso. O pedido formal não é burocracia, é respeito pelo tempo do outro.