Como evitar parecer agressivo em mensagens?

O briefing chegou errado. O cliente enviou o arquivo com as especificações trocadas — a paleta de cores era de outro projeto, as fontes não combinavam, o prazo era pra ontem.

Luísa abriu o e-mail e sentiu o calor subir. Ela ia responder. Escreveu:

"O briefing tá todo errado. As cores são de outro projeto e as fontes não batem. Precisamos do briefing correto urgentemente."

Ela releu. Parecia grossa. Mas era a verdade.

— Calma — Camila disse, olhando por cima.

— Calma o quê? O briefing tá errado.

— Tá. Mas seu tom vai fazer ele se fechar.

— Eu só falei a verdade.

— A verdade pode vir com aspereza ou com educação. A diferença é se você quer resolver ou desabafar.

Luísa suspirou. Apagou. Escreveu de novo:

"Oi! Recebi o briefing aqui. Acho que pode ter havido uma troca — as cores e fontes parecem ser de outro projeto. Você pode verificar e reenviar a versão correta? Pra gente não perder o prazo. Obrigada!"

Ela leu.

— Manteve a informação, suavizou o tom e incluiu um pedido — Camila disse.

— E não parece que tô com raiva.

— Parece que você quer resolver.

Luísa enviou. Quinze minutos depois, o cliente respondeu: "Nossa, verdade! Foi troca mesmo. Já corrigi e reenviei. Desculpa!"

Ela mostrou pra Camila.

— Viu? — Camila disse. — Mensagem agressiva faz a pessoa se defender. Mensagem clara e educada faz a pessoa corrigir.

— É que quando tô com pressa, vou direto.

— Pressa não pode virar grosseria. Só mais um segundo de revisão.

Luísa guardou o aprendizado. A próxima mensagem difícil levaria um segundo extra antes de enviar.

*Continua em: 423 — Escrever e-mail pessoal*