Carlos recebeu um arquivo por e-mail. Editou. Mandou de volta. Depois recebeu outra versão. Editou de novo. No fim do dia, tinha cinco versões do mesmo documento na caixa de entrada.
— Isso é loucura — ele reclamou.
— Usa o Google Drive — a Ana sugeriu. — Todo mundo edita no mesmo arquivo.
— Como funciona?
— Você cria um documento, compartilha com a equipe, e todo mundo edita junto. As mudanças aparecem em tempo real.
Carlos experimentou.
Ele criou uma planilha de acompanhamento de projetos. Colocou as colunas: tarefa, responsável, prazo, status. Compartilhou com a equipe.
— Pessoal, a partir de agora vamos usar essa planilha. Cada um atualiza o status das tarefas.
No começo, alguns resistiram.
— Prefiro minha planilha local — o João disse.
— João, se você atualizar a local e eu não ver, a gente fica desalinhado. No Drive, todo mundo vê a mesma informação.
João aceitou.
Carlos descobriu as vantagens:
— Histórico de versão. Se alguém apagar algo errado, dá para recuperar.
— Comentários. Dá para marcar colegas sem precisar de e-mail.
— Compartilhamento com permissão. Visualização, edição ou comentário.
— Acesso de qualquer lugar. Computador, celular, tablet.
— Integração com outras ferramentas. Dá para anexar no e-mail, no calendário, no Meet.
Depois de um mês, a equipe estava organizada. Ninguém mais mandava arquivo por e-mail. As versões não se perdiam.
— Google Drive não é só nuvem. É organização — Carlos explicou para o estagiário. — Você para de perder arquivo, para de ter versão duplicada, e ganha tempo.
— E é seguro?
— Se você configurar o compartilhamento corretamente, sim. Nunca compartilhe com "qualquer pessoa com o link". Só com pessoas específicas.
*Continua em: 995 — Como configurar VPN para trabalho remoto?*