Carlos precisava de uma resposta urgente do Carlos. Mas o Carlos estava sempre ocupado. Passava voando, respondia mensagens com monossílabos, e sumia em reunião.
— Toda vez que preciso falar com ele, parece que estou atrapalhando — Carlos desabafou com a Ana.
— Você marca na agenda?
— Marcar? A gente só chega e fala.
— Não é melhor pedir um horário?
Carlos nunca tinha pensado nisso. Ele sempre chegava na mesa do supervisor e perguntava "tem um minuto?". Quase nunca tinha.
Dessa vez ele tentou diferente. Mandou uma mensagem:
"Carlos, preciso de 10 minutos para tratar da aprovação do orçamento. Pode me encaixar hoje ou amanhã?"
Carlos respondeu em cinco minutos: "Amanhã 10h30 serve?"
"Perfeito."
No dia seguinte, na hora marcada, Carlos apareceu com uma lista de pontos. Resolveu tudo em oito minutos.
— Gostei — o Carlos disse. — Você veio preparado e objetivo. Pode marcar sempre assim.
Carlos percebeu que o erro era abordar o supervisor sem aviso. Supervisor vive apagando incêndio. Se você chega sem pauta e sem horário, vira mais um incêndio.
Ele aprendeu o protocolo:
— Mandar mensagem curta pedindo horário específico. "Preciso de 15 minutos sobre o projeto X. Quando pode?"
— Informar o assunto. Não precisa detalhar, mas contextualizar.
— Chegar na hora com pauta pronta. Os tópicos que precisa tratar.
— Ser direto. Não enrolar com conversa fiada.
— Se o assunto for simples, resolver por mensagem. Não precisa de reunião.
— Agradecer o tempo no final.
Depois disso, a relação com o Carlos melhorou. O supervisor passou a tratá-lo com mais respeito.
— Pedir para falar não é invasão. É organização. Você respeita o tempo do outro e o seu.
*Continua em: 991 — Como acompanhar o trabalho do técnico?*