Carlos acumulava notas fiscais, guias de imposto e comprovantes numa pasta de papel. Estava uma bagunça.
— Contador, me ajuda a organizar esses documentos?
— Claro. O ideal é manter tudo digital e separado por mês.
— Como organizo?
— Cria pastas no computador: uma para cada ano. Dentro, pastas para cada mês. Dentro de cada mês: notas emitidas, notas recebidas, guias pagas, extratos bancários.
— E os documentos físicos?
— Digitaliza tudo. Guarda o físico por cinco anos, mas o digital é o que usamos no dia a dia.
— Qual o prazo pra guardar?
— Para imposto de renda, cinco anos. Para notas fiscais, cinco anos também. Depois pode descartar.
— E se a Receita pedir documentos antigos?
— Eles podem pedir dos últimos cinco anos. Se você tiver tudo organizado, responde rápido.
— Como envio pra você?
— Pode subir no portal ou mandar todo mês. Mas o melhor é manter uma rotina: no dia cinco de cada mês, você organiza os documentos do mês anterior.
Carlos criou a estrutura de pastas.
— Tá pronto. Janeiro, fevereiro, março.
— Perfeito. Agora mantém essa rotina.
— E as notas fiscais? Preciso guardar a via física?
— A via digital é suficiente se tiver assinatura eletrônica. Guarde a física só de contratos.
— Vou digitalizar tudo hoje.
— Ótimo. Documento organizado é dinheiro economizado na hora de declarar.
Carlos passou a tarde organizando. No fim, tinha tudo separado e nomeado.
— Agora sim. Agora é manter.
*Continua em: 792 — Como perguntar ao contador sobre regime tributário ideal?*