Na primeira reunião dele com um fornecedor grande, ele chegou sem pauta definida, sem documento de referência, achando que seria uma "conversa para alinhar". Resultado: o fornecedor tomou conta da reunião, apresentou o que ele queria vender — não o que ele precisava — e ele saiu da sala com um monte de propostas que não serviam para nada.
O coordenador dele viu a ata que ele fez e disse: "Carlos, isso não é uma ata, é um resumo de conversa de bar." Ele ensinou que reunião com fornecedor precisa ser tratada como um compromisso formal — com pauta prévia, objetivos claros e encaminhamentos definidos.
O erro foi tratar reunião com fornecedor como conversa informal. Ele aprendeu que o jeito certo de fazer reunião com fornecedor é: 1) envie a pauta com antecedência — objetivos, tópicos, participantes; 2) prepare uma minuta de contrato ou lista de exigências antes de sentar; 3) durante a reunião, tome notas e confirme pontos: "então ficamos assim: preço X, prazo Y, condição Z?"; 4) ao final, recapitule os acordos; 5) em 24 horas, envie uma ata com os encaminhamentos e prazos. Isso protege você de "mal-entendidos" que o fornecedor pode ter depois. Reunião sem registro escrito é reunião que não aconteceu.