Precisava de um orçamento urgente de um fornecedor de embalagens. Escreveu um e-mail seco: "Preciso de orçamento de caixas tamanho X. Enviar com urgência." O fornecedor respondeu três dias depois pedindo mais informações. Ela respondeu, mais dois dias. No total, uma semana perdida num orçamento que deveria ser rápido.
A amiga dela, que é compradora profissional, viu o e-mail e quase morreu: "Luísa, isso é um convite para te ignorarem." Ela lhe ensinou que e-mail para fornecedor precisa ter estrutura: assunto claro, saudação, contexto do pedido, especificações detalhadas, prazo de resposta e agradecimento.
O erro foi escrever um e-mail genérico, sem informações suficientes para o fornecedor responder de imediato. Ela aprendeu que o jeito certo de escrever e-mail para fornecedor é: no assunto coloque "Solicitação de orçamento — [empresa] — [produto]". No corpo, seja específico: "Bom dia, gostaria de cotar X unidades do produto Y, com as seguintes especificações: tamanho, cor, material, prazo de entrega. Anexo o briefing completo. Solicitamos resposta até [data]. Desde já agradeço." Quanto mais completo o e-mail, mais rápido o retorno. E sempre peça confirmação de leitura para itens críticos. Fornecedor bem tratado responde mais rápido.