Carlos detestava reunião online que não terminava. Uma hora de conversa e ninguém saía com ação.
Dessa vez, ele teria que apresentar o status do projeto para Helena e dois diretores.
— Vai ser aquele teatro? — a Mariana provocou. — Cada um fala, ninguém decide, agenda outro encontro?
— Não dessa vez.
Carlos estruturou a reunião em três partes.
Primeiro, enviou a pauta com 24h de antecedência: três tópicos, cada um com objetivo claro.
Segundo, começou com o propósito:
— Pessoal, essa reunião tem 25 minutos. Objetivo: aprovar o cronograma do próximo trimestre.
Ele mostrou a tela com os dados. Em vez de ler cada slide, resumiu:
— Em vermelho, os riscos. Em verde, o que está no prazo. A decisão que precisamos hoje está no slide três.
Os diretores fizeram perguntas objetivas. Carlos respondeu direto.
Faltando cinco minutos, ele fechou:
— Resumo das decisões: cronograma aprovado. Riscos endereçados. Próximo encontro em 15 dias. Ata enviada por email.
A reunião terminou em 22 minutos.
Helena mandou mensagem depois: "Melhor reunião do mês."
— Reunião online não é palestra. É decisão. Se não tem decisão para tomar, manda um email. Se tem, pauta clara, tempo curto, ação definida.
*Continua em: 1185 — Como confiar tarefa a um júnior?*