Carlos marcou uma reunião sem pauta. Trinta minutos depois, ninguém sabia o que tinha sido decidido.
— Perdi meu tempo — o Carlos reclamou.
— Desculpa. Não organizei direito.
— Reunião sem pauta é conversa de corredor. Se você quer decidir, precisa de pauta.
Carlos aprendeu a criar pautas eficientes. Passou a usar um formato simples:
— Antes de convocar, eu respondia três perguntas: qual o objetivo, quem precisa estar presente, quanto tempo cada ponto leva.
No convite, ele escrevia:
Assunto: Decisão sobre ferramenta de gestão
Participantes: Carlos, Carlos, Mariana
Duração: 30 min
Pauta:
1. Contexto do problema (5 min)
2. Opções disponíveis (10 min)
3. Prós e contras de cada uma (10 min)
4. Decisão e próximos passos (5 min)
A reunião começou e terminou no horário. Todo mundo saiu sabendo o que fazer.
— Pauta não é burocracia. É respeito pelo tempo dos outros.
— Boa pauta tem objetivo claro, tópicos com tempo estimado e resultado esperado.
— Reunião sem pauta é reunião que não deveria existir.
*Continua em: 1177 — Como encerrar reunião com próximos passos?*