Carlos odiava reuniões que não terminavam em nada. Uma hora de conversa, zero decisão.
— Preciso mudar isso — ele pensou quando foi escalado para conduzir a reunião semanal de projetos.
Ele criou uma regra: reunião sem pauta não acontece.
Antes de convocar, ele enviava a pauta com três tópicos no máximo e o tempo estimado para cada um.
— Reunião de projetos. Pauta: 1) Status das entregas (10 min). 2) Desvio no orçamento (15 min). 3) Próximos passos (5 min). Total: 30 minutos.
Começou no horário.
— Vamos começar. Temos trinta minutos. Primeiro ponto: status das entregas.
Cada pessoa falou rapidamente. Carlos cronometrava.
— Emerson, seu ponto.
— A entrega do relatório está atrasada.
— Quanto falta?
— Dois dias.
— Anotado. Próximo.
Quando alguém começava a divagar, Carlos intervia:
— Esse assunto é importante, mas não é o foco agora. Vamos colocar na pauta da próxima reunião.
Terminou no horário.
No final, resumiu as decisões:
— Fechamos: Emerson entrega o relatório até sexta. Próxima reunião quarta, mesma pauta.
— Conduzir reunião produtiva é ter pauta, cumprir tempo e registrar decisões. O resto é ruído. Se a reunião não tem decisão, podia ser um e-mail.
*Continua em: 1155 — Como ser paciente com júnior que está aprendendo?*